Le fait de préparer un salon professionnel requiert des connaissances précises et un savoir-faire concret. Cela demande un sens de la gestion de temps et de l'assiduité. C'est un événement de l'entreprise qui donne l'occasion de prospecter de nouveaux clients et de fidéliser la clientèle. Découvrez comment préparer un salon professionnel.
Déterminer le calendrier et éviter les imprévus
L'intérêt d'un salon professionnel pour une entreprise est non seulement de présenter de nouveaux produits mais aussi de procéder à son lancement. Il faut déterminer le lieu et la date de la manifestation afin que l'événement de l'entreprise soit une réussite. En se référant au calendrier, il ne vous sera plus difficile de déterminer le délai qui vous sera nécessaire afin de trouver les meilleurs intervenants, de dispatcher les invitations et d'identifier les différents acteurs. D'ailleurs, il faut aussi respecter les deadlines et prévoir une maquette du futur stand. Vous devez avoir une vue d'ensemble du salon professionnel pour éviter les mauvaises surprises lors du jour de l'événement. Vous devez également partager le livret de l'exposant lorsque vous allez préparer un salon professionnel. Ce dernier définit la tournure d'événement que allez partager aux participants. Concernant les accès, il ne faut pas oublier les badges et aussi les accès salon de clients VIP détestant attendre et faire la queue.
Établir une Todo list et réaliser des promotions internes et externes
Si les conditions techniques sont prêtes, il faut faire ensuite faire une check-list inscrivant les produits présentés ainsi que les collaborateurs présents ou encore la liste de clients potentiels pouvant y participer. Pour préparer un salon professionnel, il est nécessaire de rechercher les exposants. Ainsi, vous devez établir une liste de contacts afin de faire la promotion du salon indirectement. Vous devez aussi faire la recherche de moyen vous permettant de faire des publicités sur Internet. Il faut ainsi rechercher le maximum d'entreprises pouvant être intéressés par l'événement. D'ailleurs, faites une promotion externe afin de prévenir les clients. Cela vous permettra d'avoir de nouveaux clients potentiels. La promotion interne permet de mettre en valeur les salariés.
Anticiper des vérifications de dernière minute
Pendant le jour J, il est nécessaire de faire certaines vérifications pour s'assurer que tout est bien dans l'ordre. D'ailleurs, il ne faut pas oublier de donner les directives au personnel et aussi aux autres responsables pendant le salon. Vous ne devez pas aussi oublier de préparer la trousse de secours qui est indispensable pendant l’événement. La trousse peut comporter des ciseaux, des stylos, des rallonges, etc. Vous devez être minutieux lorsque vous allez préparer un salon professionnel.